Amalan guaman Malaysia sentiasa dibina berdasarkan struktur Pelanggan/Perkara — seorang pelanggan boleh mempunyai beberapa perkara, masing-masing dengan item pengebilan dan pembayaran bagi pihak pelanggan sendiri. Keperluan e-Invois LHDN tidak mengubah struktur ini, tetapi menambah keperluan tentang cara invois direkodkan dan dihantar. Artikel ini menerangkan cara kedua-duanya digabungkan.
Struktur Pengebilan Guaman Tradisional
Dalam firma guaman Malaysia yang biasa:
- Pelanggan ialah individu atau syarikat yang melantik firma anda
- Perkara ialah urusan guaman tertentu (cth. "Ahmad bin Ali — Jual Beli Lot 1234")
- Setiap perkara mempunyai Item Pengebilan — fi profesional bagi kerja yang dilakukan
- Setiap perkara juga mungkin mempunyai Pembayaran Bagi Pihak Pelanggan — perbelanjaan yang dibayar bagi pihak pelanggan (fi mahkamah, duti setem, fi pendaftaran, carian)
Semasa pengebilan, firma mengeluarkan penyata atau invois yang merangkumi fi profesional serta pembayaran bagi pihak pelanggan untuk satu atau lebih perkara.
Apa yang Ditambah oleh e-Invois LHDN
Setiap e-Invois mesti mengandungi data berstruktur tambahan yang digunakan oleh LHDN untuk pengesahan cukai:
- TIN Penjual — Nombor Pengenalan Cukai firma anda
- TIN Pembeli — TIN pelanggan anda (bagi pelanggan korporat) atau No. Kad Pengenalan (bagi individu)
- Kod MSIC — 69100 bagi aktiviti guaman
- Jenis invois — 01 (Standard), 02 (Nota Kredit), 03 (Nota Debit), dan lain-lain.
- Keterangan dan amaun item baris — setiap item pengebilan dan pembayaran bagi pihak pelanggan sebagai baris berasingan
- Klasifikasi cukai — sama ada setiap item dikecualikan, berkadar sifar atau dikenakan cukai perkhidmatan
LexBill merekodkan semua medan data LHDN yang diperlukan sebagai sebahagian daripada aliran kerja pengebilan biasa anda. Anda tidak perlu mempelajari spesifikasi teknikal LHDN — sistem menguruskan format dan penghantaran untuk anda.
Pembayaran Bagi Pihak Pelanggan di Bawah e-Invois
Pembayaran bagi pihak pelanggan — fi mahkamah, duti setem, fi pendaftaran, carian — mesti dimasukkan dalam e-Invois sebagai item baris berasingan. Setiap pembayaran memerlukan keterangan, amaun dan klasifikasi cukai.
Di sinilah alat invois umum sering kali kurang sesuai: ia menganggap pembayaran bagi pihak pelanggan sebagai satu item baris atau perkara sampingan. LexBill merekodkan pembayaran ini bagi setiap perkara apabila ia berlaku, supaya ia dimasukkan secara automatik dalam format yang betul apabila invois dijana.
Pengebilan Merentas Beberapa Perkara
Pelanggan dengan beberapa perkara aktif boleh dibilkan secara berasingan bagi setiap perkara, atau melalui penyata disatukan. Sistem e-Invois LHDN memerlukan setiap invois merujuk kepada set transaksi tertentu. LexBill menyokong kedua-dua kaedah:
- Invois setiap perkara: satu e-Invois bagi setiap perkara — jejak audit yang jelas, disyorkan untuk perkara yang kompleks
- Penyata pelanggan disatukan: satu e-Invois yang merangkumi semua perkara bagi tempoh tersebut — lebih mudah bagi pelanggan dengan banyak perkara kecil
TIN Pelanggan — Apa yang Perlu Anda Kumpul
Bagi pelanggan korporat, anda memerlukan TIN (Nombor Pengenalan Cukai) mereka untuk dimasukkan dalam e-Invois. Bagi pelanggan individu warganegara Malaysia, nombor Kad Pengenalan digunakan sebagai pengenalan. Bagi individu asing, nombor pasport digunakan.
Jika anda belum menyimpan TIN pelanggan, inilah masanya untuk mengumpulnya. LexBill menyimpan TIN dalam profil pelanggan supaya anda hanya perlu memasukkannya sekali.
Aliran Kerja Pengebilan Lengkap dengan LexBill
| Langkah | Dalam LexBill | Tindakan LHDN |
|---|---|---|
| 1. Buka perkara | Wujudkan perkara di bawah pelanggan, rekod peguam yang bertanggungjawab | Tiada |
| 2. Rekod fi profesional | Tambah item pengebilan semasa kerja dilakukan | Tiada |
| 3. Rekod pembayaran bagi pihak pelanggan | Masukkan setiap pembayaran apabila berlaku | Tiada |
| 4. Jana invois | Klik "Generate Invoice" — LexBill menghasilkan e-Invois dalam format LHDN | Invois dihantar ke MyInvois |
| 5. LHDN mengesahkan | LexBill menunggu maklum balas LHDN | LHDN mengecop dan memulangkan invois yang disahkan bersama UUID dan kod QR |
| 6. Hantar kepada pelanggan | LexBill menghantar PDF yang disahkan kepada pelanggan anda melalui e-mel secara automatik | Pelanggan boleh mengesahkan melalui kod QR |
| 7. Rekod bayaran | Rekod bayaran yang diterima bagi invois tersebut | Tiada |
Aliran Kerja Pengebilan Sedia Ada Anda, Kini Mematuhi LHDN
LexBill dibina berdasarkan struktur guaman Pelanggan/Perkara. Anda membuat bil seperti biasa — sistem mengendalikan lapisan LHDN.
Langgan — RM 150 + 8% SST/bulan